Para poder competir, las pequeñas y medianas empresas necesitan de soluciones de software para incrementar la productividad. Sólo creando ambientes altamente eficientes y generando procesos optimizados pueden sobrevivir ante el empuje de los grandes conglomerados empresariales.
Beneficios del Software Para Incrementar la Productividad
A final de cuentas, la productividad de un negocio se mide por su habilidad de ejecutar exitosamente una estrategia integral de expansión y desarrollo. Para ello se requiere no sólo de los mencionados ambientes y procesos, sino de empleados muy comprometidos y altamente productivos, y por supuesto de una ejecución impecable.
En todos esos imperativos, la tecnología en general, y en particular el software para incrementar la productividad juega un papel insustituible, aportando, entre otros, los siguientes beneficios:
- La automatización de los procesos asegura el uso óptimo de los recursos materiales y la fuerza laboral.
- Se produce una más rápida comunicación de las estrategias, un mayor tiempo dedicado a las prioridades estratégicas y se incrementa el ratio de proyectos y tareas que son completados con calidad y eficiencia.
- Se crean ambientes abiertos de comunicación empresarial, que facilitan no sólo el trabajo en equipo, sino la visión global de la compañía por parte de los empleados de cada departamento o área. El acceso oportuno a la información necesaria es una ventaja casi omnipresente en el software enfocado en el aumento de la productividad.
- Garantiza la conexión del empleado con la compañía desde dondequiera que se encuentre: su casa, atendiendo a un cliente o incluso fuera de la ciudad o el país.
- Utilizando soluciones de software para incrementar la productividad, es posible monitorear adecuadamente el progreso y la productividad de cada empleado, cada equipo de proyecto y cada departamento, en función de las metas establecidas y la repercusión en los clientes y los objetivos de venta.
- Crece la motivación de los empleados, quienes ven en el desarrollo de habilidades tecnológicas y de manejo del software, una oportunidad de crecimiento dentro de la compañía y de incrementar su valor en el mercado laboral.
Ejemplo de Herramientas de Software Para Incrementar la Productividad
De este tipo de herramientas hay muchas, miles, y aunque cada autor promociona las que ha utilizado en su trabajo cotidiano, y cada productor las que son de su propia creación, el caso es que hay muchas buenas, o incluso, muy buenas, y es difícil determinar cuál es la mejor para tu negocio.
De cualquier manera, vamos a mencionarte algunas herramientas de software para incrementar la productividad que son muy conocidas y ampliamente utilizadas, sólo como una muestra de lo que tú mismo puedes aplicar a tu negocio. La mayoría de ellas tienen una versión limitada gratuita o a muy bajo costo, y otra más robusta, cuyo precio depende de tus necesidades y del tamaño de tu equipo:
- Office 365: este producto de Microsoft es casi tan poderoso como tan poco utilizado por la pequeña empresa que no ha probado y no conoce sus múltiples ventajas y poderosas funcionalidades, como la gestión de emails, la capacidad de compartir archivos y las teleconferencias. Entre otras, trae incluidas herramientas como OneDrive, Skype Para Negocios, etc.
- Trello: es un software de colaboración altamente intuitivo, que te facilita el trabajo en equipo y la gestión de proyectos y tareas. No sólo incrementa y optimiza el flujo de la información dentro de la empresa, sino que está al alcance de cualquier presupuesto y eso lo hace altamente atractivo.
- Cyfe: nos permite organizar datos e información dispersa, que de otra manera sería indescifrable o muy poco útil. Es una herramienta en línea que te permite consultar en un solo lugar todo tu Marketing de ventas y las estadísticas de tu sitio web, tus redes sociales, tu blog, etc. Tiene widgets que la enlazan con Facebook, Twitter, Youtube, Google Analytics, Amazon, Pingdom, y muchos otros.
- 1Password: cada vez más las compañías se ven obligadas a utilizar contraseñas sofisticadas y complejas para protegerse de los ataques de piratas cibernéticos y otros caníbales del ciberespacio. El problema con las mismas es cómo recordarlas: tanto nosotros como nuestros empleados, las olvidamos con frecuencia, perdiendo mucho tiempo para recordarlas, recuperarlas o sustituirlas. Y aquí entra a jugar su papel este sencillo, pero muy poderoso software que libera a tu equipo de esa preocupación, y mantiene seguro tu negocio.
- WorkFlowMax: permite a los gerentes y empleados dar seguimiento y llevar el record del tiempo que emplean en las diferentes tareas, generar cotizaciones y facturas a los clientes e incluso, desarrollar cronogramas por proyecto y evaluar la productividad de cada uno. Estudios recientes demuestran que las empresas que lo aplican ahorran miles de horas y miles de dólares al año.
- Pocket: el mejor software para incrementar la productividad es muchas veces el más sencillo. Este es el caso de esta herramienta que te permite con solo un clic, guardar para acceder después, artículos y páginas web interesantes, que no tienen por qué distraerte en estos momentos de tus objetivos principales o urgentes.
- Connecteam: esta herramienta es especialmente útil para las compañías que tienen muchos empleados trabajando de manera remota, pudiendo crear aplicaciones remotas para gestionar y controlar las listas de tareas por proyecto, ver los cronogramas, subir archivos o compartirlos, e incluso entrenar a los nuevos empleados.
¿Cómo Seleccionar el Mejor Software Para Incrementar la Productividad?
Casi siempre es necesario pasar por cierto proceso de “prueba y error” para determinar cuáles son las herramientas tecnológicas que más pueden incidir en los resultados de tu compañía, de acuerdo con el tipo de negocio y tus productos o servicios específicos.
La ayuda o asesoría de un experto / “geek” es muy aconsejable en estos casos, pues te reduce la curva de aprendizaje, los costos de adquisición del software e incide en la pronta optimización de tus procesos.
Definición de Objetivos
Usar la tecnología en tu compañía, independientemente de su tamaño, no es algo que haces por presumir o por estar a tono con lo que los demás hacen. Es un imperativo de los tiempos que corren. Pero siempre se usa la tecnología en función de algo: TUS METAS; tus objetivos a largo, mediano y corto plazo, los resultados a los que tienes que llegar si quieres sobrevivir en la jungla empresarial y luego avanzar entre la competencia.
Por eso, antes de adquirir un software para aumentar la productividad, se comienza por determinar en función de qué objetivos concretos se utilizará ese software o esa solución tecnológica
Diagnóstico de tu Situación Actual
Si no sabes dónde estás, no puedes determinar ni adónde quieres llegar, ni la manera adecuada de llegar a algún lado. Por tanto, tienes que determinar con total sinceridad y objetividad, qué es lo que te está frenando, qué te impide avanzar, por qué se atrasan tus pedidos, se te incrementan los costos y no te rinden tus empleados al nivel que lo planeaste. En la respuesta a esas y muchas otras preguntas similares está la clave para encontrar e implementar los instrumentos tecnológicos que te ayudarán a hacer la diferencia.
Determinación de tus Prioridades
Pero siempre sucede, que una vez conoces tus problemas e identificas las herramientas que te ayudarían a resolverlos, te das cuenta de que son generalmente muchos y no cuentas con los recursos, ni con el presupuesto, ni con el personal adecuado para resolverlos todos al mismo tiempo.
Por ello, tendrás que definir tus prioridades, ese 20% de situaciones que al solucionarse o mejorarse, incidirán en el 80% de tus resultados esperados. Por ahí habrás de comenzar.
Procesos a Optimizar (según tiempo y dinero que ahorran y resultados que optimizan)
Y una vez establecidas las prioridades, pues corresponde identificar el flujo, alcances y complejidades de tus procesos productivos y/o de servicio, pues en dependencia de ello es que podrás definirte por uno u otro software.
En Seek4Geek.com con frecuencia nos solicitan la ayuda de un “geek” para determinar cuál sistema de administración de contenidos utilizar: WordPress o Drupal; o cómo publicar de manera más eficiente en las redes sociales: usando Hootsuite o Buffer; o qué herramienta colaborativa utilizar para la gestión de tus proyectos: Trello (uno de los ejemplos mencionados arriba) o sus alternativas: Asana, Basecamp, Wrike u otros.
Nuestra respuesta siempre es la misma: revisemos tus objetivos y diagnostiquemos de manera ágil y operativa la situación en que te encuentras; determinemos tus prioridades y las características de tus procesos, y entonces uno de nuestros “geeks” seguramente podrá asesorarte adecuadamente en qué software utilizar para incrementar la productividad de tu negocio, te ayudará a implementarlo, e incluso a acelerar la curva de aprendizaje de tu equipo de trabajo.