Definición del Término SaaS
Como sucede con respecto a los más disímiles términos tecnológicos, existen muchas variaciones en la definición de lo que es SaaS o los Sistemas / Software como Servicio, cuya abreviatura viene del inglés «Software as a Service«. Sin embargo, la principal implicación de este concepto es que el software que se usa en la compañía, el taller o la tienda, etc., no se encuentra «físicamente» en la misma, sino que se cuenta con un determinado proveedor que lo mantiene hospedado en la nube y se encarga de suministrar también el soporte técnico y el mantenimiento del mismo.
O sea, que esos proveedores, más que un simple o complejo software, ofrecen un SERVICIO. Por tanto:
El SaaS es un modelo de distribución de software en el que tanto el mismo software como los datos están alojados centralizadamente y mantenidos en un servidor externo a la empresa.
El SaaS introduce dos grandes cambios respecto al modelo tradicional de uso y consumo del software:
PRIMERO: para que los empleados de una compañía puedan acceder a un determinado software no se requiere de instalación previa; y
SEGUNDO: todos en la compañía pueden acceder tanto al software como a los datos, utilizando un navegador web, desde cualquier lugar del mundo.
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Ventajas del Uso de SaaS en la Pequeña y Mediana Empresa
Pero esos dos grandes diferenciadores no son las únicas ventajas del uso de SaaS en las PYMEs. Veamos los más relevantes:
Reducción de Costos:
En prácticamente casi todo: se reducen los costos de licencias debido a la ocupación compartida de las aplicaciones; de mantenimiento, de soporte técnico y de movilidad. Y, sobre todo, se reducen drásticamente los costos de adquisición, permitiendo a las PYMEs acceder a instrumentos tecnológicos que antes les estaban vedados. Y se reducen los gastos directos de personal, que en el modelo tradicional deben ocuparse del mantenimiento y soporte técnico.
Reducción de Tiempos:
Una de las cosas que más tiempo consume en el modelo tradicional, es la instalación y configuración del software en cada uno de los ordenadores donde se va a utilizar. En el caso del llamado SaaS, ya está configurado y tu personal puede acceder al mismo desde tu Oficina, desde su casa, o desde cualquier lugar del mundo donde se encuentre.
Facilidad de Uso:
Como saben que el software va a ser aplicado por empresas de diferentes sectores, tamaños y características, los creadores usualmente invierten una gran cantidad de tiempo en hacerlos accesibles, fácil de entender y operar, con lo cual, reducen la curva de aprendizaje, disminuyen la cantidad de errores y, generalmente, acercan mucho el momento en que pueden comenzar a utilizarse los sistemas una vez son contratados.
Tecnología Actualizada y Compatible:
Los creadores y proveedores de soluciones SaaS saben que actualizar sus sistemas es un componente importante para mantenerlos funcionando en el mercado y evitar ser desplazados por los competidores. Por ello, no solo los actualizan con frecuencia, sino que los adaptan, los hacen compatibles con los cambios que tienen lugar en otras tecnologías utilizadas con frecuencia.
Integración y Escalabilidad:
Las aplicaciones Saas operan generalmente en el entorno de la nube informática, lo cual permite al pequeño empresario poder escalar su aplicación e integrarlas con otras soluciones tecnológicas, pues basta con habilitarlas y pedir al proveedor que las aloje en el servidor. Incluso, en muchos casos, la integración es propuesta y llevada a cabo por el mismo proveedor, empeñado en expandir sus servicios.
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Otros Aspectos a Considerar en el Uso del SaaS
Si ya no estás utilizando ampliamente las soluciones SaaS, no tardarás en hacerlo. Aún cuando algunos hacen gala de su escepticismo y siguen pensando que lo mejor es mantener los datos en sus ordenadores o servidores propios y no con terceros, los proveedores de estos sistemas han hecho un gran esfuerzo por aumentar los niveles de confiabilidad y a la corta, o a la larga, no tardarás en estar contratando sus servicios.
Entonces es importante que pongas énfasis en la formación y capacitación técnica de tu personal y la tuya propia, pues mientras mejor entiendan los alcances y oportunidades que brinda el SaaS, así como los aspectos clave relacionados con el mismo, pues mejor preparados estarán para maximizar las ventajas de su utilización.
Recuerda también que la mayoría de estas aplicaciones te permiten la oportunidad de probar («testear» decimos con frecuencia los hispanoparlantes) las diferentes modalidades, opciones y planes, antes de contratarlos en firme. Eso te permite encontrar la solución más adecuada y eficiente para tu negocio. Puedes hacerlo por tí mismo, o solicitar la intervención de un «geek» o experto, que con gusto estará contigo a lo largo y ancho de tu nueva aventura.