Todas las empresas enfrentan múltiples problemas en los más diversos campos. Entre ellos, los problemas tecnológicos más comunes para los pequeños negocios representan un foco de especial atención, debido a que de ellos depende en gran medida la productividad, y en algunos casos, la supervivencia de la compañía.
Entre esos problemas podemos mencionar los que resultan más acuciantes, y deben ser resueltos a la mayor brevedad posible por los dueños y directivos de las PYMEs, bien sea con su propio personal o con ayuda externa:
Ausencia de una Adecuada Estrategia Tecnológica (o de TI en particular).
En buena parte de las pequeñas y medianas compañías, no solo en Latinoamérica, sino también en Estados Unidos y parte de Europa, los problemas tecnológicos más comunes, están estrechamente relacionados con la carencia de una adecuada estrategia respecto al hardware y software, y en general, a las tecnologías de la información (TI).
Se hacen las cosas de una manera primitiva o rudimentaria. Se compra la impresora que más le gusta a la esposa del dueño, o la computadora preferida de su hijo, sin tomar en cuenta cuándo puede quedar obsoleta y mucho menos si es compatible con el resto de los equipos y dispositivos existentes, o si son tan robustas como para correr los softwares productivos o de gestión instalados.
Incluso, muchas veces los líderes del negocio están disociados o alejados de los expertos en IT, cuando deberían trabajar cada vez más unidos en aras de los objetivos y metas de la compañía.
La Integración de los Diferentes Equipos, Máquinas y Dispositivos.
Con frecuencia el principal problema que enfrentamos en un pequeño negocio -y en muchos grandes-, no es si el dispositivo es bueno o no, si es capaz de solucionarnos nuestro problema o enfrentar las necesidades de nuestro proceso productivo o de servicios, sino si es capaz de interactuar con el resto de los equipos, de conectarse y trabajar en red con los demás aditamentos y soportes tecnológicos. Si es compatible.
Esto se resuelve en gran parte con el establecimiento de la Estrategia de TI arriba mencionada, pero se requiere muchas veces de la asesoría de expertos que se mantienen al tanto de la compatibilidad de los equipos y las diferentes opciones de interconexión y trabajo en redes. El Internet de las Cosas, exige de cada vez mayor integración y compatibilidad.
Esperar Hasta Que las Cosas se Rompan
Todas las máquinas, los equipos, dispositivos, los sistemas y las redes necesitan de un mantenimiento adecuado para funcionar correctamente.
En muchos pequeños negocios, debido a falta de presupuesto, o de una conciencia al respecto o bien por olvido o despreocupación de gerentes y dueños, con frecuencia se espera porque algo se rompa para arreglarlo, desconociendo que es más cara la reparación o la reposición del equipo, que el mantenimiento que hemos estado evitando.
Cuando no se cuenta con un equipo interno que de ese mantenimiento, lo ideal es subcontratarlo con una compañía especializada, o con un “geek”, que por un módico precio mensual nos mantenga al día nuestro inventario tecnológico.
Riesgos Relacionados con la Seguridad
Nadie está exento de tener brechas de seguridad. De hecho, todos estamos expuestos de una u otra manera al ataque de piratas cibernéticos, a fugas de información, al robo de nuestras bases de datos o el espionaje industrial. Existen múltiples soluciones económicas que nos permiten estar protegidos, al menos a un nivel razonable. Y no te quepa duda, si piensas que alguna de las soluciones existentes en el mercado es un poco cara, deja que veas los costos relacionados con reparar los daños ocasionados por las fallas de seguridad.
Confusión de Causas y Consecuencias de los Problemas Tecnológicos
Como también sucede en otras ramas de la vida o las empresas, lo que a veces identificamos como problema, no es más que un síntoma, o una de las causas de un problema mucho mayor. La solución más económica y eficaz siempre es llegar al problema raíz, a “la causa de todos los males”. Si logramos resolver esa, desaparecen, se neutralizan o se limitan, buena parte de los problemas tecnológicos más comunes para los pequeños negocios.
Desafíos Relacionados con los Respaldos y la Recuperación de Desastres
¿Quién no ha borrado accidentalmente un archivo necesario para el buen funcionamiento de la compañía? ¿A quién no se le dañado una computadora donde tenía muchos, -a veces decenas o cientos- documentos importantes? ¿Quién no ha sido víctima del colapso de un servidor? Y podríamos seguir con una larga lista de problemas, cuya solución está al alcance de todos: organizando una eficiente política de respaldos y recuperación de desastres.
Igual que los gobiernos locales generalmente tienen una política establecida con directivas muy claras para cuando tiene lugar un sismo, un huracán, o cualquier otro desastre natural, los negocios deben tener su propio plan de recuperación en caso de algún desastre tecnológico.
Dispositivos y Software Desactualizados
La velocidad del desarrollo tecnológico es tal, que la mayoría de las herramientas físicas o digitales que utilizamos se tornan obsoletas con demasiada rapidez. Por un lado, eso es bueno, pues significa PROGRESO. Por otro, es uno de los problemas tecnológicos más comunes para los pequeños negocios.
Eso no significa que tengamos que estar comprando nuevas computadoras, impresoras y decenas de otros dispositivos todo el tiempo. En la mayoría de los casos basta con actualizar un “driver” o alguno de los componentes principales del equipo, para que todo funcione bien. Y exactamente lo mismo, pero en otro plano, sucede con el software: pequeñas y oportunas actualizaciones (como las que tienen lugar en los temas y plugins de WordPress cada vez que el CMS se actualiza) mantienen a las plataformas digitales con una alta funcionalidad a través del tiempo.
Insuficiente Soporte Tecnológico
Cuando tu coche se descompone lo llevas al mecánico, y cuando te duele una muela vas al dentista…, ¿por qué pensar entonces que puedes por ti mismo, o con la ayuda de alguno de tus empleados no especializados, resolver todos los problemas de tus computadoras, impresoras, tabletas, teléfonos inteligentes u otros dispositivos.
Una cosa es cambiar los cartuchos de tinta, o pasarle el antivirus a la laptop y otra es enfrentar de manera “aficionada” serios problemas tecnológicos, que por tener tan fuerte impacto en los resultados de tu trabajo, tus procesos y tus clientes, deben ser atendidos de manera profesional, por expertos en el tema.
Podríamos seguir con una larga lista, que iría desde no contar con un regulador de voltaje, hasta usar contraseñas muy débiles para acceder a tu sitio web, pero esperamos que hayamos podido resumirte los obstáculos principales que en el campo de la tecnología enfrentan los pequeños negocios.