Hace algunos años no hubieras escuchado a ningún empresario hablar de nubes (a menos que estuvieran planeando una fiesta de la compañía y tuviesen temor de que la lluvia les echase a perder la diversión) y mucho menos de optimizar el uso de la nube.
Hoy en día, las empresas de todos los tamaños ya se han dado cuenta de los beneficios de la tecnología de la nube (o “cloud technology”) y los efectos que esta tiene en el incremento de la productividad, la eficiencia y la funcionalidad de las operaciones de negocio.
¿Qué es la Tecnología o Computación en la Nube?
Según Wikipedia, “la computación en la nube”…, conocida también como servicios en la nube, informática en la nube, nube de cómputo, nube de conceptos, o simplemente “la nube”, es un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de una red, que usualmente es Internet”.
Hay varios elementos que caracterizan la nube tecnológica:
- Todo lo que puede ofrecer un sistema informático se ofrece como servicio.
- Los usuarios deben poder acceder a los servicios que se ofrecen sin ser expertos, o sea, sin tener un conocimiento profundo o especializado respecto a los recursos que usan.
- Una vez la información se almacena en los servidores que conforman la nube, se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio conectado a Internet, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
La esencia del nuevo paradigma radica en que ahora es posible aumentar casi hasta el infinito el número de servicios que se ofrecen basados en la web. Los negocios pueden acceder a los mismos por muy bajo costo, e incluso gratuitamente en el caso de los que se financian con publicidad, o utilizan un tipo de modelo que combina opciones gratis con opciones avanzadas de paga. Por supuesto, tendrás que optimizar el uso de la nube para obtener el máximo de beneficios.
El concepto de nube informática es extremadamente amplio, pero los beneficios para tu negocio provienen de tres modalidades fundamentales:
- El Software como Servicio (SaaS por sus siglas en inglés o “Software as a Service”), que representa un modelo de distribución de software en el que las aplicaciones se almacenan en servidores distribuidos por el mundo, pero se ofrecen a los usuarios a través de Internet.
- La Plataforma como Servicio (PaaS), que abarca el conjunto de utilitarios que permiten servir al usuario de sistemas operativos y servicios asociados, pero sin que estos tengan que descargar o instalar nada en sus computadoras y dispositivos.
- La Infraestructura como Servicio (IaaS), que se refiere a la tercerización de los equipos utilizados para apoyar las operaciones: almacenamiento, hardware, servidores y componentes de red.
Beneficios de Optimizar el Uso de la Nube Para el Pequeño Negocio
Un estudio realizado recientemente en los Estados Unidos reveló que para el 2020, el 78% de los pequeños negocios (empresas con menos de 50 empleados) estarán totalmente incorporados a la nube. Entre los beneficios que esto les reporta se encuentran:
Una Mejor Colaboración: los empleados, los clientes y los proveedores de la compañía pueden estar conectados entre sí e interactuar con mucha rapidez y desde cualquier lugar. La información en tiempo real es vital para tomar decisiones acertadas y poder ofrecer soluciones inmediatas a los problemas cotidianos del mercado al que servimos.
Incremento de la Innovación: está demostrado que cuando al personal de sistemas se le disminuye la carga administrativa y la operación rutinaria de infraestructura, aplicaciones y usuarios, pueden implementar con rapidez sus ideas y enfocarse en encontrar soluciones creativas e innovadoras. Lo mismo sucede con el personal de otras áreas y departamentos de la empresa que decides automatizar y optimizar el uso de la nube.
Seguridad Adecuada 24/7: el mundo virtual se ha vuelto tan peligroso como el mundo físico. Los virus abundan y los piratas cibernéticos se tornan cada vez más audaces y sofisticados. Por eso, muchos pequeños negocios que reconocen la imposibilidad de lograr una mayor protección por sí mismos, acuden a la nube con la esperanza de mantener sus datos y la información de sus clientes a salvo de depredadores y contratiempos.
Recuperación Efectiva en Caso de Desastre: los desastres también ocurren en ambos mundos, teniendo los “huracanes, tormentas y sismos” físicos y virtuales, costosas -y a veces fatales- consecuencias para las PYMEs. Consecuencias que es posible eliminar o paliar significativamente si una parte importante de tu operación y tu información está en la nube y no solo en tus oficinas y dispositivos de almacenamiento.
Optimo Manejo de los Datos: dado que al optimizar el uso de la nube informática todos los datos se encuentran en el mismo lugar, los empleados pueden acceder a los mismos en el momento en que los necesiten y desde cualquier lugar, lo que acelera la ejecución de los proyectos y el control de las posibles desviaciones.
Desarrollo Sostenible: esta tendencia que cada vez cobra más fuerza en el mundo de los negocios se ve altamente potenciada cuando las compañías utilizan espacios físicos más pequeños, con menor uso de energía y menor generación de huella de carbono. Como ya dijo alguien, “las nubes del cielo son blancas, grises o negras, pero las de tecnología son verdes, ecológicas y sustentables”.
Optimizar el Uso de la Nube en los Pequeños Negocios
El tiempo vuela. Las exigencias cambian. Ya vimos que hace unos años nadie hablaba de nubes informáticas, mientras que ya hoy no sólo forman parte de nuestro vocabulario cotidiano, sino que ya estamos hablando de optimizar el uso de la nube, hacerlo más eficiente, más adecuado a nuestras necesidades, presupuestos y objetivos del negocio.
Como parte de un esquema clásico aplicable a la introducción, uso y perfeccionamiento de la explotación de las nuevas aplicaciones tecnológicas, la optimización depende de un grupo de factores o pasos que no debemos obviar:
- El Diagnóstico: sí, si revisas nuestro sitio web a menudo encontrarás esa palabra y no nos cansaremos de repetirla. Al igual que cuando te sientes mal no comienzas a tomar medicinas sin una evaluación médica especializada, nadie debería invertir en aplicaciones en la nube (SaaS, PaaS y IaaS) sin antes haber diagnosticado la situación actual, identificado las necesidades reales que demanda tu tipo de negocio, y las prioridades.
- La Escalabilidad de la Inversión: con frecuencia olvidamos que uno de los componentes principales de la optimización es escalar no sólo la inversión o los presupuestos, sino también los esfuerzos y el aprendizaje. El camino a la cima comienza con esos pequeños pasos que das en lo más bajo, y antes de comenzar a subir el Everest, los alpinistas saben muy bien cuánto deben escalar por día, dónde deben descansar, y cómo distribuir los recursos de que disponen.
- Integración de tu Presencia en la Nube con tus Dispositivos Móviles: manejarse en la nube desde las computadoras de escritorio acelera los procesos productivos, de gestión, y la colaboración; pero la verdadera revolución tecnológica comienza cuando integras todo con tus dispositivos móviles. Entonces, cuando de esa manera logras optimizar el uso de la nube, es que se logra una verdadera experiencia transformacional. Es tan obvio, que casi todos lo pasamos por alto, al menos en buena parte.
- Simplificación de Flujos y Procesos: sí, también en la nube. Nos hemos vuelto seres tan “inteligentes” que no podemos resistirnos a la tentación de complejizarlo todo. De vez en cuando conviene invitar a la compañía (con presencia física o virtual) a consultores externos o expertos en tecnología (”geeks”) que evalúen la manera en que nos conectamos a la nube y la integramos a todo lo que hacemos. Te asombrarás de cuánto espacio existe para reducir pasos o reportes innecesarios y cuantos procesos u operaciones pueden eliminarse o unirse mediante simbiosis creativa.
- Aprovecha las web APIs: el entorno en línea te pone en contacto con innumerables herramientas que pueden ayudarte a modernizar la forma de trabajar con tus clientes y administrar tu negocio. Conocidas como interfaces de programación de aplicaciones (API), puede usarlas para agregar fácilmente aplicaciones específicas a tu empresa que aumenten la funcionalidad en cada aspecto de tu organización: marketing, ventas, comercio electrónico, facturación, pagos, gestión de proyectos, colaboración, comunicación, seguridad y más.
Desventajas de la Nube Para los Pequeños Negocios
No queremos aguarte el carnaval, pero, aunque optimizar el uso de la nube tiene muchos beneficios y casi infinitas posibilidades, también incluye algunas desventajas que debes conocer, para eliminarlas o neutralizarlas al máximo posible:
- Dependencia de los proveedores: originada por la centralización de las aplicaciones y el almacenamiento de tus datos en sus servidores y dispositivos.
- Confiabilidad relativa: dependes de la “salud“ tecnológica y financiera de los proveedores del servicio en la nube.
- Dependencia de la conexión a Internet: sea desde dispositivos de escritorio o móviles, tienes que estar conectado a Internet para disfrutar sus beneficios.
- Seguridad: la información esencial de tu empresa viaja a través de diferentes nodos virtuales, donde cada uno de los cuales representa un peligro latente de fugas o inseguridades.
- Aprendizaje Continuo y Demandante: las interfases y aplicaciones se están modificando con mucha frecuencia, lo que conlleva a extender la curva de aprendizaje o requiere de sistemas muy eficaces de entrenamiento y actualización.
Conclusiones
En definitiva, ninguna de estas desventajas anula el extraordinario impacto de la nube en los pequeños y medianos negocios. Sus beneficios superan con creces cualquier contratiempo puntual u ocasional.
La nube cibernética está ahí, llegó para quedarse y crecerá cada vez más. Utilizarla es una necesidad. Optimizarla es un imperativo.