Existen muchas definiciones de automatización de procesos, pero la que más nos gusta de todas, si bien no la más científica, es simplemente “el acto de hacer las cosas de una manera más inteligente”.
En su acepción más amplia, la automatización de procesos de negocio abarca el hecho de tomar todas las tareas esenciales de un negocio, que generalmente resultan repetitivas y relativamente ineficientes, y automatizarlas de manera que sean más efectivas y eficientes, utilizando todos los recursos a tu alcance: en tu Oficina, Tienda, Taller o en la nube.
Las áreas que abarca esta estrategia son muy amplias, y van desde automatizar procesos productivos como el ensamblaje de un producto, hasta poner en marcha una cadena de emails automatizados cuando un cliente hace una pregunta o inicia una acción, pasando por supuesto por temas como el entrenamiento de nuevos empleados y la capacitación constante de los existentes.
En algunos casos los procesos de automatización empresarial pueden ser tan exactos y eficientes que prácticamente no requieren de la interacción humana. Otras veces, las máquinas, los softwares y los hombres forman parte de un flujo relativamente automatizado que, de una u otra manera, optimiza la forma en la que se hacen las cosas.
¿Necesita tu Compañía de la Automatización de Procesos?
La respuesta más rápida sería SÍ. Todos los negocios, grandes y pequeños, requieren ser automatizados y se benefician grandemente de esa estrategia. Sin embargo, tratando de ser un poco más precisos, habría que responder a tres preguntas básicas:
- ¿Tienes algún tipo de tareas que son repetitivas, del tipo de “copiar y pegar” o similar?
- ¿Dedicas muchas horas a pensar si esas tareas o trabajos podrían hacerse de una mejor manera?
- ¿Te preocupa que tus empleados -bien calificados y bien pagados- estén realizando tareas “mundanas”, que son necesarias, pero que no representan la mejor manera de emplear su tiempo?
Me imagino viéndote mientras lees estas líneas, y quizás pensando que te estás mirando a un espejo, que puedes “presumir” de padecer todos esos problemas o al menos uno de ellos. Si te sirve de consuelo, no estás solo o sola. La mayoría de los dueños de negocio responden afirmativamente a las tres preguntas.
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Principios Básicos de la Automatización en las PYMEs
Hay muchos elementos a considerar a la hora de computarizar o digitalizar ciertos procesos productivos y de gestión de negocios, pero parece ser que hay 5 principios básicos a la hora de implementar la automatización de procesos:
- Primero que todo, se automatizan las tareas repetitivas, o sea, aquellas que tus empleados o supervisores realizan una y otra vez, y mientras no pueden dejar de hacerlas, la verdad es que o bien no aportan valor, o no requieren la intervención humana.
- Luego, tomamos tareas específicas en lugar de automatizar todo el proceso de una vez. Salvo excepciones, eso es una prerrogativa casi exclusiva de las grandes empresas. Piensa en grande, pero comienza en pequeño.
- Y casi siempre lo más fácil es automatizar primero aquellas tareas o procesos con un flujo simple de operaciones concatenadas, como la generación de una factura cuando se sirve un pedido, o un email de bienvenida cuando un cliente se subscribe a tu sitio web.
- Usualmente se automatizan primero las tareas diarias. Aquellas que realizamos una vez a la semana, o par de veces al mes, o bien pueden esperar, o los efectos a obtener difícilmente justifiquen la inversión, o la prioridad. La gran oportunidad está en esas que se repiten día a día: las que algunos llaman “los ladrones del tiempo”.
- La automatización tiene que ahorrarte dinero. No puedes violar este principio. No se automatiza algo simplemente “porque me gusta así” o “porque así se ve más bonito”. De una manera directa o indirecta, en el corto o en el mediano plazo, pero tiene que reducirte algún tipo de costos y/o gastos.
¿Por Dónde Comenzar con la Automatización de Procesos?
Pues además de tomar en cuenta los principios arriba mencionados, debes comenzar por un diagnóstico de tu negocio. Puedes hacerlo por ti mismo, o solicitar un experto o “geek” que te ayude a determinar qué aspectos de tus actividades cotidianas podrían ser automatizados, cuáles se justifican de acuerdo con el costo de la inversión, y cuáles son tus prioridades.
Con frecuencia, comienzas con una tarea o un determinado proceso y vas descubriendo que hay otras tareas y procesos que pueden ser automatizados de la misma manera. Claro, la mayor sorpresa viene cuando los dueños de negocios concientizan que no tienen que arruinarse, ni que comprometer su casa para automatizar buena parte de los procesos, sea introduciendo pequeñas mejoras en hardware, adquiriendo nuevo software o comenzando a utilizar plataformas en línea que ayudan a automatizar buena parte de lo que hoy haces tú o tu gente.
Beneficios de la Automatización de Procesos Para el Pequeño Negocio
Algunos dueños de pequeños negocios se muestran reticentes a la automatización de procesos, por aquello de que “aquí las cosas siempre se han hecho así”, o bien piensan que es un atributo exclusivo de las grandes corporaciones. Todo cambia una vez entienden las posibilidades y, sobre todo, los beneficios:
- Automatizar significa seguir funcionando apropiadamente cuando el negocio crece, cuando se expande, cuando el volumen de operaciones se multiplica. Muchas de las cosas que se hacen bien al inicio, simplemente porque son pocas y hay tiempo para hacerlas con esmero, pierden calidad y se deterioran cuando el ritmo se acelera, y no hay suficiente personal ni horas del día para atender todos los pedidos y, mucho menos, para el papeleo.
- También significa optimizar tus recursos tecnológicos, los físicos y sobre todo los humanos. Mientras más cantidad de tareas y procesos abarque tu software de producción y/o gestión, mejor utilizarás tus dispositivos y el tiempo de la persona que contrataste o subcontrataste para atender tus necesidades relacionadas con las tecnologías de la información.
- No sólo te ayuda a reducir costos, sino que la automatización de procesos te permite utilizar mejor el más preciado y el más perecedero de tus recursos: EL TIEMPO. No hay manera que puedas hacer que un día tenga 25 horas, pero sí puedes hacer rendir más, hacer más efectiva, cada una de las horas que tus empleados y colaboradores dedican al trabajo.
- Por otra parte, mientras más introduzcas la automatización a tu negocio, no sólo se completa el trabajo en menos tiempo, sino que se reduce el margen de error, sobre todo porque el “error humano” se elimina de la ecuación.
- Los niveles de servicio suelen incrementarse dramáticamente. Los clientes tienen hoy en día un “radar” muy aguzado, y de inmediato se dan cuenta de quien puede atender sus requerimientos con mayor rapidez e incluso servir ciertos productos o servicios bajo “demanda de última hora”.
- Por último, y como resultado de todo lo anterior, se incrementa tu capacidad competitiva. No sólo puedes competir con otros pequeños negocios como el tuyo, sino ofrecer algo muy especializado, con una gran calidad, que resulte atractivo para el consumidor potencial incluso en la comparación con las ofertas de los tiburones del mercado.
Herramientas Que Ayudan Con la Automatización de Procesos
De esto hay mucho ya en el mercado y cada día aparecen nuevas aplicaciones para dispositivos móviles y nuevo software con mayores y mejores funcionalidades. En este caso no pretendemos hacer ni un listado interminable, ni pensar que, nombrando una docena de herramientas, se pueden abarcar las necesidades de automatización de procesos de todos los tipos de negocios.
Nuestro objetivo es sólo mencionarte algunas, que te sirven de ejemplo respecto a lo que otros ya están empleando, y quizás te motiven para automatizar buena parte de tu negocio en el futuro más cercano posible:
Zapier: permite a los dueños de negocios integrar diversas aplicaciones web creando los llamados “zaps”, que no son más que una serie de instrucciones que te aseguran que si una determinada acción tiene lugar dentro de una aplicación, otra acción deseada tiene lugar en una o varias de las otras aplicaciones.
Stripe: todos soñamos con hacer ventas en línea, por lo que esta aplicación te permite aceptar pagos a través de Internet desde cualquier lugar del mundo y casi con cualquier forma de pago. También se encarga de generarte las facturas y se hace cargo de otras pequeñas tareas contables a las que antes tú, o alguien de tu equipo, tenía que dedicar innumerables horas.
Asana: similar a otras aplicaciones enfocadas en la colaboración de equipo para acometer múltiples tareas y proyectos complejos (como Trello, Basecamp, etc.), Asana incrementa la eficiencia en la ejecución y te permite un seguimiento oportuno y muy ágil de las tareas en curso, los pendientes y las fechas de entrega.
Expensify: uno de los grandes “dolores de cabeza” de los pequeños y, sobre todo, los medianos negocios es dar seguimiento a los recibos relacionados con los gastos reembolsables en que incurren algunos empleados. Ya no más.
MailChimp: la administración de las comunicaciones con los prospectos y clientes a través del email es tan compleja, que en algunos casos se hace muy mal, y en otros prácticamente no se hace. Sin embargo, pocas herramientas de marketing digital son tan efectivas como el correo electrónico, y de ahí que hayan surgido plataformas como esta o como Trafficwave.net, Constant Contact, Aweber, iContact y otras.
Deluxe Payroll: una plataforma que no solo te ayuda a manejar los pagos a los empleados, sino a mantenerte al tanto respecto a las regulaciones vigentes. La buena noticia aquí es que ya existen aplicaciones en línea completamente en español, disponibles casi en cualquier país de América Latina.
Hootsuite y Buffer: para automatizar las publicaciones que haces en las redes sociales, desde un solo lugar y en los momentos donde tu mercado objetivo es más propenso a estar conectado.
Conclusiones
La automatización de procesos no es más una elección. Es prácticamente una obligación, si quieres ser capaz de competir y de mantenerte en el mercado. Las posibilidades son casi infinitas, en la medida que avanza el Internet de las Cosas, la utilización de dispositivos móviles para mejorar la productividad de los pequeños negocios y la aparición de plataformas digitales que ponen en contacto a quienes necesitan automatizar procesos y tareas, con aquellos que saben cómo hacerlo.